Kako biste organizirali svoje vrijeme – izradite vlastiti kanban

Kako biste organizirali svoje vrijeme i počeli izradu vlastitog kanbana potrebni su vam šareni papiri i obična plutena ili bilo kakva druga ploča. Također, u pomoć može “priskočiti” i sam zid ili ormar u vašoj kancelariji. Bitno je formirati tri stupca u koje ćete kasnije smjestiti svoje zadatke i obaveze. Prvi stupac imenujte kao “zadaci”, drugi “radnje u toku”, a treći “izvršni zadaci”

Svaka poslovna dama trebala bi koristiti Kanban ploče, kako bi svoje obaveze organizirala i non-stop imala uvid u njih. Ovaj postupak negira neuspješnost pokušaja procesa nekoliko radnji, istovremeno, i donosi nam “zapisivanje”.

Kanban je riječ, koja potječe iz japanskog jezika. Kan znači vizuelno, a riječ ban – ploča. Ova vizuelna ploča nije nikakva novost. Popularizirali su ga autori knjige “Osobni Kanban” Jim Benson i Tonianne DeMaria Barry, te ga prilagodili savremenom dobu, no sam princip nastao je 1947. godine, u japanskoj tvornici automobila Toyota.

Taiichi Ohno, Toyotin zaposlenik, osmislio ga je kako bi spriječio masovnu produkciju dijelova automobila, te kako bi se znalo na čemu se treba trenutno raditi.

Kasnije su se kanbanom koristili i drugi u tvornicama širom SAD-a, a 2000-ih godina, vizuelne ploče “prigrlila” je i IT industrija, kako bi razvijala softvere, koji rade na istom principu. Pivotal Tracker i Trello, danas su najpoznatiji softveri nastali na tom principu.

i započeli izradu vlastitog kanbana potrebni su vam šareni papiri i obična plutena ili bilo kakva druga ploča. Također u pomoć može “priskočiti” i sam zid ili ormar u vašoj kancelariji. Bitno je formirati tri stupca u koje ćete kasnije smjestiti svoje zadatke i obaveze. Prvi stupac imenujte kao “zadaci”, drugi “radnje u toku”, a treći “izvršni zadaci”.

Neophodno je da na šarene papire zapišete svoje lične zadatke i sve ih smjestite u prvi stupac, kako biste imali uvid i pregled u sve radne zadatke koji čekaju na izvršenja. U stupac “radnje u toku” smjestite maksimalno tri zadatka, kojima se trebate posvetiti i raditi na njima.

Naučnici tvrde da se, ovaj pravilnik, treba poštovati, te da ne treba pretjerivati s aktivnostima, jer to neće dovesti do produktivnosti, nego do “Zeigarnik efekta”, nazvanog prema ruskom psihijatru, koji je otkrio da ljudi bolje pamte nedovršene zadatke, za razliku od onih izvršenih.

Ako ne budete poštovali ovaj pravilnik, prouzrokovat ćete dodatni stres.

Nakon što riješite jedan po jedan zadatak, papirić na kojem je on ispisan pomaknite u stupac, kojeg ste nazvali “izvršeni zadaci”. I tako u krug…

Ovo je prijedlog podjela po stupcima, no vi svoje Kanban ploče možete prilagoditi sebi. One zadatke koje su u toku, možete označiti i sa “hitno obaviti”, zapisati da vam treba pomoć od kolega ili neke zadatke staviti na čekanje jer vam je neophodan tuđi doprinos ili slično.

Jako je bitno ploču kreirati onako kako vama najviše odgovara. Desetljeća su pokazala da korištenje kanbana uveliko utječe na produktivnost uz minimalan napor. Kanban je fleksibilan. Vizualizacija svih zadataka omogućava nam da vrlo brzo osvijestimo eventualne nedostatke i preokrenemo ih u pravom smjeru, a jednako tako, ako ga koriste svi u kancelariji, utječe na radnu učinkovitost svih radnika, jer u svakom trenutku svi mogu vidjeti šta je prioritet, a to smanjuje potrebu za trošenje vremena na sastanke.

Bitno je naglasiti da ne postoje vremenska ograničenja prilikom izrade kanbana, prioriteti se sami prilagođavaju u skladu sa svakom novom informacijom koju dobivate. Osim toga, stalno je fokusiran na kretanje. U svakom trenutku možete vizualizirati, kontrolirati i optimizirati svoje radnje kako bi se projekt na kojem radite uvijek kretao u pozitivnom smjeru. Ovaj način drastično smanjuje trošenje vremena na nepotrebne aktivnosti, te se usmjerava na ono što je bitno.

Još iz prošlosti, kada se ovaj princip koristio u tvornicama, uočene su njegove brojne prednosti u proizvodnji, a isto tako veliki napredak uočen je i kada se radi o osobnoj izradi ove vizuelne ploče.

 Poboljšanje procesa

Izrada Kanban vizuelnih ploča u svrhu organizacije kućanskih poslova, rokova na projektu ili rada cijelog svog ureda, primijetit ćete kolika je njegova prednost u odnosu na druge načine organiziranja. Velika prednost kanbana je posmatranje i poboljšanje procesa. Tokom životnog vijeka projekta, potrebno je obratiti pažnju na to kako zadaci cirkuliraju kroz sistem, odnosno pratiti i poboljšati.