Poslovni dogovori i rasprave ne smiju biti uzaludno gubljenje vremena, već moraju dovesti do rješenja i odluke

U mnogim kompanijama sastanci su uobičajeni način rada, dogovaranja i rješavanja problema, oni su potreban i neizbježan oblik poslovne komunikacije. Ipak, često traju predugo, znaju biti zamorni, a ponekad su i neučinkoviti. No, i vođenje sastanaka, kao uostalom i mnoge druge vještine, može se naučiti.

Način rada i vođenja sastanka zavisi o broju sudionika. Oni na kojima sudjeluje više zaposlenika uglavnom su informativni, dok su oni s manjim brojem sudionika učinkovitiji za rješavanje problema.

Bez obzira radilo se o sastanku stručnog tima, o početnom sastanku na početku izrade nekog projekta ili plana, redovnom sastanku tokom realizacije projekta, kontrolnom sastanku ili nekom izvanrednom sastanku sazvanom zbog nastale situacije ili problema, sastanak bi se trebao odvijati prema radnom planu.

Njime treba odrediti dnevni red, redoslijed rasprave te postaviti vremenske rokove za raspravu. Kako bi sastanak bio uspješan, svaki bi se sudionik trebao pripremiti za sastanak. Ako je ikako moguće (osim ako sastanak nije sazvan ‘ad hoc’), dnevni bi red sudionici trebali dobiti unaprijed kako bi njihova priprema bila kvalitetna. Važno je da sudionik u raspravi na sastanku zna šta želi reći, da se unaprijed pripremi, da bude svjestan poruke koju želi reći i da zna kako je prenijeti i uvjeriti i druge u svoje stajalište.

Kako se sastanak ne bi ‘razvodnio’ i oduljio preko mjere, važno je držati se vremenskih okvira za izlaganje i za raspravu. Važno je, također, da se na sastanku donesu neke odluke te da se dogovore rokovi za poslovne rezultate koji bi trebali iz te odluke proizaći kao i način kako će se oni pratiti i vrijednovati.

Uspjeh sastanka ponajviše zavisi od voditelja sastanka. Upravo na njemu leži odgovornost da pripremi, vodi i analizira sastanak. Voditelj sastanka ponajprije mora poznavati sudionike i prilagoditi im se. On se mora pobrinuti da se dnevni red i radni materijali sudionicima dostave na vrijeme. Također njegova je dužnost da ukratko izloži temu sastanka te da dopusti svakome da iznese svoje mišljenje o temi i argumente kojima potkrepljuje svoje mišljenje, no isto tako mora usmjeravati sudionike u raspravi da ne skreću s teme, da ne prekoračuju vrijeme, da iznose jasne argumente.

Uloga voditelja sastanka je da kontrolira situaciju kao i reakcije sudionika te da nakon iznošenja mišljenja potakne donošenje konkretnog zaključka, odluke i plana za njeno ostvarenje.

Kako sastanak ne bi bio neuspješan, dobro je držati se sljedećih uputa: na početku ili prije sastanka treba utvrditi i pismeno sudionicima podijeliti dnevni red, treba predvidjeti trajanje sastanka i svakog njegova dijela, za vođenje sastanka treba se dobro pripremiti, zaključke o akcijama treba jasno formulirati te postaviti kriterije za provjeru rezultata. Sastanak je dobro završiti sažimanjem rečenoga i odlučenoga te ponavljanjem dogovora.

RACIONALIZIRANJE VREMENOM – Predugi sastanci

“Na sastanku sam”, tako glasi uobičajena rečenica mnogih poslovnih ljudi. Statistički podaci pokazuju da poslovni ljudi provode čak i do 80 posto radnog vremena na sastancima, a tu su uključeni i sastanci koji se nerijetko protegnu i nakon službenog završetka radnog vremena. (posao.hr)