Poslovni sastanci su u današnje vrijeme došli na loš glas. Naime, većina zaposlenika opisat će poslovni sastanak riječima – dosadan, dugo traje i besmislen. No, Jennifer Goodrich, predsjednica američke škole za vježbanje lidera “Tenn” smatra da je razlog tome što većini sastanaka nedostaje radni plan.

Goodrich donosi nekoliko čvrstih pravila za vođenje uspješnog sastanka: imati čvrsto utvrđen dnevni red, strogo se pridržavati vremenskih okvira, te umjesto besmislenih rasprava, držati se utemeljenih činjenica.

Također, ako smatrate da nemate pravo rješenje za nastali problem ili vam nedostaju glavne informacije kako bi održali kvalitetan sastanak – radije ga otkažite.

Donijeti odluke

Važno je odabrati “prave” osobe za sastanak. Ovisno o tome šta želite postići, na sastanku mora biti osoba koja može donijeti odluku. U protivnom sastanak nema smisla.

Dnevni red

Prije samog sastanka svi sudionici moraju dobiti kopiju dnevnog reda u kojem je istaknuto o čemu sudionici žele razgovarati, vrijeme predviđeno za sastanak, te najbolji način korištenja tog vremena. Na taj način ostavit ćete dovoljno vremena sudionicima sastanka da se pripreme.

Držati se vremenskih okvira

Većina poslovnih sastanaka bespotrebno se oduži. Odredite njegovo trajanje i toga se pridržavajte. Goodrich smatra da svakom sudioniku govor treba trajati oko dvije minute.

Proces odlučivanja

Ako ste sazvali poslovni sastanak kako bi donijeli neku odluku za koju je, primjerice, potrebna većina, tada detaljno pročitajte pravilnik kako bi odluku ispravno donijeli.

Praćenje rezultata

Na svakom sastanku moraju se dogovoriti rokovi (deadlines) za poslovne rezultate koji se moraju pomno pratiti. To je jedini način na koji ćete “velike” ideje pretvoriti u djelo.