Da li i kako uopće upravljamo svojim vremenom u poslovnom okruženju? Koji su to najčešći ‘kradljivci’ vremena? Možemo li ih i kako pobijediti? Da li je moguće raditi ‘pametnije’ da bismo unaprijedili produktivnost?

Piše: Senka Čimpo, dipl. psihologinja i psihoterapeutkinja

Upravljanje vremenom u poslovnom okruženju se u današnje vrijeme ubrzanog života, neprestane dostupnosti i modernih tehnologija čini prezahtjevnim zadatkom, ponekad skoro nemogućom misijom. Ipak, postoje načini da neke stvari preduprijedimo i obezbijedimo dovoljno vremena za najvažnije i najhitnije stavke s našeg popisa obaveza. Šta je zapravo upravljanje vremenom? To je proces organiziranja i planiranja kako da podijelimo svoje vrijeme na određene aktivnosti. To znači da radimo ‘pametnije’ a ne napornije kako bismo uradili više stvari u manje vremena, čak i kada smo u stisci s vremenom i pod pritiskom. Zašto je važno da unapređujemo svoje upravljanje vremenom? Efikasnost kojom nismo zadovoljni izaziva stres, a stres ima dugoročne i nepovoljne posljedice po naše zdravlje, odnose s drugim ljudima i poslovnu uspješnost.

To-do liste

Dobro upravljanje vremenom zahtijeva veoma značajnu promjenu fokusa s aktivnosti na rezultate, jer biti zauzet nije isto što i biti efikasan. Iako se čini kontraproduktivnim da izdvojimo vrijeme na učenje o upravljanju vremenom, dobrobiti su mnogobrojne: veća produktivnost i efikasnost, bolja profesionalna reputacija, manje stresa, povećane prilike za napredovanje, povećane mogućnosti za postizanje važnih životnih i poslovnih ciljeva. S druge strane, izostanak upravljanja vremenom može dovesti do različitih neželjenih posljedica: probijeni rokovi, neefikasnost i lošiji kvalitet rada, lošija profesionalna reputacija i zastoji u karijeri, veći nivo stresa.

Uglavnom smo svjesni toga da ne upravljamo najbolje svojim vremenom ali nerijetko ne znamo kako prepoznati najčešće greške i propuste u tom planiranju i upravljanju te šta konkretno možemo i trebamo uraditi. Jedan od takvih propusta su liste obaveza za uraditi ili dobro poznate to-do liste. Važno ih je voditi, ali na način da zadatke poredamo po prioritetu, a one koji su obimni podijelimo na manje segmente i korake. Postoje različite tehnike koje olakšavaju postavljanje prioriteta, a jedna od jednostavnijih jeste grupiranje zadataka u četiri skupine po kriteriju važnosti i hitnosti tako da se najprije, naravno, bavimo onima koji su istovremeno važni i hitni, a zatim onima koji su važni, ali manje hitni. Ono što nas, također, dobro usmjerava jesu lični ciljevi – ukoliko ne znamo gdje želimo biti za šest mjeseci, godinu ili čak pet godina teško da možemo usmjeriti svoje aktivnosti i biti efikasni u njihovom obavljanju. Ciljevi nam pomažu u odlukama na što i kako trošimo odnosno usmjeravamo svoje vrijeme.

„Ometači“ pažnje

U svakodnevnom poslovnom okruženju jedna od najvažnijih stvari u upravljanju vremenom jeste prepoznavanje onoga što ometa našu pažnju odnosno ‘kradljivaca’ vremena. To je najčešće vrijeme koje utrošimo na poruke, e-mailove i pozive kojima smo sve vrijeme izloženi i dostupni – svaki put kada ih dobijemo putem bilo kojeg od uređaja i kanala naša pažnja se prekida i nakratko preusmjerava na nešto drugo i treba dodatno vrijeme da se ponovno usmjeri na prvobitni zadatak. Jedno od jednostavnih rješenja za ovo jeste isključivanje obavještenja i zvukova u periodu kada se fokusiramo na jedan zadatak, ali i obavještavanje kolega da u tom periodu nismo dostupni za razgovor i prekidanja. Dodatni koristan mehanizam jeste da naučimo kako poboljšati koncentraciju za situacije u kojima i pored ‘ometača’ pažnje možemo biti fokusirani. Ono što svakako moramo imati na umu jeste da najzahtjevnije zadatke planiramo u periodu dana kada smo najproduktivniji.

Česta prepreka efikasnom upravljanju vremenom je prokrastinacija. Ona se dešava kada odgađamo zadatke koje bismo trebali raditi odmah. To odgađanje dalje izaziva osjećaj krivice i zadatak je sve teže obaviti što najčešće dovodi do toga da ga obavljamo u zadnji tren i manje kvalitetno ili probijamo rokove. Osim neatraktivnosti zadatka često prokrastitniramo i zbog prevelikih očekivanja da sve moramo obaviti odjednom pa niti ne počinjemo. Ono što pomaže jeste određivanje kraćeg vremenskog perioda u kojem ćemo se posvetiti tom zadatku za početak – naprimjer pola sata. Također je od velike koristi već pomenuto raščlanjivanje kompleksnijih i zahtjevnijih zadataka i projekata na manje i jednostavnije segmente – tada se obavljanje manjih zadataka ne čini toliko zahtjevnim.

Uobičajene prepreke dobrom upravljanju vremenom su i tendencija da preuzimamo previše stvari na sebe i ne znamo reći ‘ne’, uživamo ili smo u najmanju ruku naviknuti raditi pod adrenalinom ili smo skloni multitaskingu odnosno tome da radimo više stvari istovremeno. Iako se čini da drugačije ne može, sve ovo čini da smo manje efikasni, posao koji obavljamo nije dovoljno kvalitetan, zahtijeva više vremena i konstantno smo pod stresom.

Jednostavan i neizostavan recept za bolje upravljanje vremenom jesu redovne pauze, kako one kratke – petominutne nakon svakih sat-dva posla, tako i ona ‘glavna’ pauza tokom dana. Dakle, pauze nisu gubitak vremena nego prilika da se naš um (ali i tijelo) odmori kako bi bio spreman na kreativno promišljanje.